ANZ Solution Co.

 

Chức năng hệ thống

1.1 Hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, những tính năng ưu việt:

Quản lý diện rộng cho mô hình các đơn vị mẹ con, với mô hình trải dìa trên cả nước:

Về phương diện kỹ thuật, hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ là 1 phần mềm cộng tác , chia sẻ và phân quyền truy cập trong mạng LAN, với các tính năng:

- Hoạt động trong mạng WAN/LAN, hệ thống hoạt động tương tác giữa các bộ phận và cho phép nhiều máy cùng hoạt động, hệ thống phân quyền cho phép:

o Hồ sơ nhân viên được cập nhật vào hệ thống;

o Lãnh đạo được quyền được xem thông tin trên phạm vi toàn tòa soạn

o Bộ phận quản lý: Trưởng các bộ phận (phòng/ ban/ tổ…) quyền được xem thông tin cán bộ trong bộ phận mình quản lý

o Nhân viên chuyên trách cán bộ trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ quản lý và cập nhật hồ sơ

- Nguyên tắc hoạt động:

o Người được phân quyền ở cấp độ nào thì chỉ truy cập được thông tin ở cấp độ đó

o Trưởng Phòng/ ban/ tổ (cấp độ dưới) chỉ được quyền xem thông tin ở đơn vị mình, không thể xem được thông tin của các phòng ban cấp trên và của toàn tòa soạn.

o Trên nguyên tắc bảo mật thông tin Cán bộ, có một số báo cáo mà chỉ có Tổng biên tập của tòa soạn (hoặc người được cấp quyền) mới xem được

 

- Hệ thống thông tin quản lý Cán bộ HRIS là hệ thống phần mềm cung cấp các chức năng quản trị, công cụ theo dõi và thống kê công việc quản lý cán bộ.

Hệ thống bao gồm:

Quản trị hệ thống:

ü Hệ thống được xây dựng trong môi trường với chế độ phân quyền và bảo mật cao, thao tác tại đây chủ yếu chỉ do Người quản trị hệ thống thực hiện để đảm bảo tính ổn định, an toàn nhất cho hệ thống trong thời gian vận hành.

ü Hệ thống có khả năng quản lý nhiều đơn vị sử dụng trong cùng tổ chức; cho phép chọn đơn vị sử dụng trong mỗi phiên làm việc với đầy đủ thông tin về đơn vị sử dụng đã được khai báo trong phần danh mục.

ü Người sử dụng có quyền truy nhập hệ thống với tên đăng nhập và mật khẩu được cung cấp

Danh mục:

ü Là các trạng thái thông tin của một hồ sơ hay một quá trình, được chuẩn hóa thành 1 tập thông tin dưới dạng bảng.

ü Danh mục giúp chuẩn hóa thông tin; hỗ trợ người sử dụng dễ dàng trong việc thống kê theo các chỉ tiêu dạng danh mục; dễ dàng lọc giúp cho việc tìm kiếm và xử lý thông tin một cách tường minh

Nghiệp vụ:

Phần này quản lý toàn bộ thông tin về cán bộ bao gồm thông tin cá nhân, thông tin về lương, quá trình công tác, quản lý nghỉ hưu, nghỉ việc, các nghiệp vụ quản lý nâng lương, nâng ngạch…và các niên giám thống kê, báo cáo liên quan đến công tác quản lý cán bộ.

Công cụ:

Phần này bao gồm các tiện ích tra cứu thông tin, trích chọn, thông tin đơn vị

2. Các chức năng hệ thống

2.1 Thông tin cơ bản của hệ thống cán bộ

Danh mục trong hệ thống quản lý Cán bộ bao gồm các thông tin của hồ sơ cán bộ tuân thủ quy chế quản lý của nhà nước, bao gồm:

o Cấp quản lý

o Chức danh/ Chức vụ kiêm nhiệm

o Chức vụ chính quyền/ Chức vụ Đảng/ Chức vụ đoàn thể

o Chuyên môn đào tạo/ Công việc được giao

o Khen Thưởng/ Kỷ luật Loại biên chế hợp đồng

o Loại cán bộ/ loại cán bộ quản lý

o Ngạch công chức/ Lĩnh vực ngạch công chức/

o Mức lương tối thiểu chung

o Trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, trình độ lý luận chính trị

o Danh mục phục vụ đánh giá cán bộ: sức khỏe, đạo đức, trình độ

2.2 Tính năng quản lý hồ sơ cán bộ

Quản lý toàn bộ hồ sơ lý lịch Cán bộ, bao gồm cả quá trình tham gia Đoàn, Đảng:

§ Thông tin chung: tên, mã số, ngày sinh, nơi sinh, số CMTND/ nơi cấp,

§ Thông tin cá nhân: quê quán, địa chỉ, tình trạng hôn nhân, sức khỏe, tài khoản cá nhân, ngày bắt đầu đóng BHXH; số sổ BHXH

§ Tuyển dụng – Đảng – Đoàn:

o Ngày hợp đồng, ngày tuyển dụng

o Nhóm công việc được giao/ công việc được giao

o Ngày bổ nhiệm ngạch; loại cán bộ

o Nhóm công việc hiện tại; chức vụ hiện tại; ngày bổ nhiệm;

o Chức vụ kiêm nhiệm, chức vụ cao nhất đã qua, phụ cấp chức vụ

o Đoàn viên/ chức vụ đoàn thể

o Đảng viên: ngày vào Đảng, ngày chính thức, chức vụ Đảng hiện tại

 

§ Trình độ chuyên môn:

o Học vấn phổ thông/ nhóm trình độ chuyên môn

o Trình độ chuyên môn cao nhất, ngành đào tạo

o Nhóm chuyên ngành, nơi đào tạo

o Hình thức đào tạo

o Trình độ lý luận chính trị, trình độ quản lý nhà nước

o Ngoại ngữ chính, trình độ

o Học hàm cao nhất/ năm phong; danh hiệu cao nhất/ năm phong

o Tình trạng tham gia đào tạo bồi dưỡng (tự động cập nhật từ tính năng quản lý đào tạo bồi dưỡng)

o Phân công công việc: nhiệm vụ, thuộc tổ chuyên môn…

§ Lương, phụ cấp: lưu lại toàn bộ thông tin trong quá trình hưởng lương của mỗi cán bộ,

o Mã ngạch, tên ngạch

o Nhóm ngạch, bậc lương, hệ số lương; lương thử việc…

o Thời gian áp dụng

o % phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp kiêm nhiệm, phụ cấp trách nhiệm, hệ số phụ cấp khu vực; phụ cấp khác…

o Thông tin nghỉ việc: ngày nghỉ việc, lý do nghỉ, ghi chú

§ Quản lý các thông tin cần thiết trong nghiệp vụ quản lý Cán bộ:

o Quá trình hưởng lương: thể hiện đầy đủ và xuyên suốt các giai đoạn trong quá trình hưởng lương bao gồm các chỉ tiêu lương liên quan: mã ngạch, tên ngạch, nhóm ngạch, bậc lương, hệ số lương, các loại và % phụ cấp… phù hợp với chế độ quản lý nhà nước

o Quá trình công tác: lưu toàn bộ các giai đoạn trong quá trình công tác theo trình tự thời gian

o Quá trình đánh giá cán bộ: được lưu lại từ kết quả nghiệp vụ đánh giá cán bộ; thể hiện đầy đủ thông tin đánh giá qua mỗi kỳ, và cho phép chỉnh sửa (nếu cần thiết).

o Quá trình đào tạo: lưu lại toàn bộ các giai đoạn tham gia đào tạo với các thông tin chi tiết về ngày bắt đầu/ kết thúc đào tạo, số hiệu và ngày tháng chứng chỉ được cấp; chuyên môn/ hình thức/ đơn vị đào tạo.

Quá trình đạo tạo là kết quả cập nhật từ tính năng quản lý đào tạo cán bộ.

Ngoài ra, hệ thống còn quản lý các thông tin cần thiết cán bộ, đáp ứng yêu cầu quản lý theo quy định của nhà nước về:

o Quá trình bồi dưỡng; Lịch sử bản thân

o Quá trình tham gia xã hội:

o Quan hệ gia đình; Quan hệ thân nhân ở nước ngoài

o Quá trình khen thưởng; Quá trình kỷ luật

o Quá trình công tác nước ngoài

o Tham gia lực lượng vũ trang

o Sáng kiến kinh nghiệm

o Quy hoạch đào tạo; Các khóa đào tạo bồi dưỡng đang theo học

2.3 Đánh giá cán bộ

§ Thực hiện đánh giá cán bộ của từng đơn vị, theo mỗi kỳ đánh giá, nhóm công việc dựa trên các tiêu chí Sức khỏe, đạo đức, chuyên môn, xếp loại chung (theo danh mục tiêu chí đã được định nghĩa)

§ Kết quả thực hiện đánh giá được cập nhật vào quá trình đánh giá đối với mỗi cán bộ;

2.4 Quản lý nâng lương

§ Cho phép lọc danh sách cán bộ theo từng đối tượng, điều kiện nâng lương đã được định nghĩa

§ Cho phép lập danh sách cán bộ được nâng lương sớm và lựa chọn ngày được áp dụng mức lương tính cho kỳ sau

Cho phép in quyết định quyết định nâng lương sau khi đã thực hiện nâng lương đối với từng cán bộ theo danh sách nâng lương

 

2.5 Thuyên chuyển cán bộ

§ Quản lý các hình thức thuyên chuyển:

o chuyển nội bộ; chuyển đi nơi khác; Nghỉ hưu; Thôi việc

§ Sau khi lập danh sách và thực hiện thuyên chuyển cán bộ, hệ thống cho phép in quyết định từ hệ thống với nội dung tương ứng với mỗi cán bộ.

2.6 Nhận cán bộ

Quản lý hồ sơ cán bộ nhận về từ số cán bộ đã chuyển khỏi đơn vị cũ, hồ sơ tự động cập nhật hệ thống từ số hồ sơ đã chuyển khỏi đơn vị cũ

2.7 Kế hoạch biên chế

Phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch đối với mỗi loại biên chế (biên chế, tập sự, thử việc, hợp đồng có thời hạn/ không thời hạn, tạm tuyển…) dựa trên định mức cho mỗi đối tượng biên chế

2.8 Lập danh sách nghỉ hưu

§ Lập danh sách cán bộ nghỉ hưu dự kiến theo hệ thống tự tính dựa trên ngày sinh, ngày sẽ về nghỉ hưu

§ Lập danh sách cán bộ nghỉ hưu dự kiến do cán bộ cán bộ thêm mới

§ Danh sách nghỉ hưu đã được xác nhận (dựa trên danh sách nghỉ hưu dự kiến nói trên)

2.9 Quản lý đào tạo, bồi dưỡng

§ Quản lý đào tạo (theo đơn vị)

o Quản lý theo số hồ sơ (mã nhân viên) các chỉ tiêu liên quan đào tạo: ngày bắt đầu, nhóm chuyên môn đào tạo, loại bằng (sau đào tạo), hình thức đào tạo, nội dung đào tạo, nhóm đơn vị đào tạo, đơn vị đào tạo,

§ Quản lý bồi dưỡng

o Tương tự quản lý đào tạo nói trên, tính năng quản lý bồi dưỡng cũng theo dõi toàn bộ các thông tin: hình thức bồi dưỡng, nơi bồi dưỡng, nội dung bồi dưỡng của mỗi cán bộ

Khi nhập thông tin vào chức năng quản lý đào tạo, bồi dưỡng, những thông tin liên quan sẽ tự động cập nhật sang trạng thái đang tham gia Đào tạo bồi dưỡng (trong form nhập thông tin hồ sơ)

 

2.10 Bổ nhiệm ngạch

§ Hệ thống tự động hiển thị danh sách chờ bổ nhiệm dựa trên ngày tuyển dụng, thời gian quyết định thử việc; và tính toán ngày đến hạn bổ nhiệm, thông tin về ngạch bổ nhiệm, bậc lương, hệ số lương

§ Khi thực hiện bổ nhiệm ngạch, thông tin cán bộ chuyển sang danh sách đã bổ nhiệm.

Lưu ý: người sử dụng có thể sửa đổi thông tin nâng ngạch về loại cán bộ, ngạch bổ nhiệm, ngày tính lương lần sau khi thực hiện bổ nhiệm ngạch đối với mỗi cán bộ

2.11 Hệ thống báo cáo

§ Báo cáo tiền lương

o Báo cáo tiền lương theo tháng: thể hiện thông tin cán bộ, chức danh công việc, ngạch bậc lương đang hưởng (mã ngạch, bậc lương, hệ số lương, ngày hưởng); các loại phụ cấp, các khoản trích trừ (bảo hiểm…), số thực lĩnh,

o Bảng tổng hợp lương: thể hiện mức lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích trừ (bảo hiểm, thuế…)

§ Báo cáo thống kê

o Danh sách viên chức

o Số lượng/ chất lượng viên chức

o Kết quả thực hiện nâng bậc lương đối với cán bộ

3. Lợi ích

- Cho phép số hóa toàn bộ các thông tin về hồ sơ cán bộ

- Phân loại, thống kê và tìm kiếm thông tin về cán bộ dễ dàng

- Tự động kết xuất dữ liệu cán bộ ra excel và word

- Thông tin chi tiết về cán bộ linh hoạt, đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Ø Hồ sơ được quản lý một cách tập trung, đầy đủ; tuân thủ quy định quản lý nhà nước và sẵn sàng thông tin để phân tích và thống kê dữ liệu cán bộ cho các chiến lược phát triển của doanh nghiệp.